Dengan adanya struktur yang jelas ini, maka setiap anggota tim bisa memahami tanggung jawab mereka, alur komunikasi, dan posisi dalam organisasi yang diikuti tersebut.
Bagi banyak orang membuat struktur organisasi mungkin terdengar rumit, apalagi jika harus menggunakan aplikasi desain profesional.
Tapi tahukah kita bahwa program Microsoft Word, salah satu aplikasi pengolah kata yang sudah familiar bisa menjadi solusi praktis dalam membuat hirarki struktur organisasi.
Microsoft Word tidak hanya untuk mengetik dokumen biasa. Fitur-fitur seperti SmartArt, shapes, dan text box memungkinkan kita membuat diagram hierarki dengan cepat, bahkan tanpa keahlian desain grafis.
Selain itu, Word juga tergolong mudah diakses, user-friendly, dan hasilnya bisa disesuaikan sesuai kebutuhan. Jadi, jika kita ingin membuat struktur organisasi sederhana untuk tugas sekolah, presentasi kantor, atau proposal bisnis, Word mungkin adalah pilihan tepat!
Nah, bagaimana cara memulainya? Mari ikuti panduan langkah demi langkah berikut.
Persiapan Awal Sebelum Membuat Struktur Organisasi
Sebelum langsung mengeksekusi desain di Word, maka ada baiknya kita menyiapkan konsep dasar terlebih dahulu.
Pertama tentukan jumlah posisi atau jabatan apa saja yang akan dimasukkan ke dalam struktur.
Misalnya, jika di kantor kita bisa mulai dari direktur, manajer, hingga staf di setiap divisi. Atau untuk kebutuhan pelajar kita bisa menulis dari mulai Wali kelas, Ketua kelas, wakil ketua kelas, sekretaris, bendahara, dan seksi pembantu (seksi keamanan, seksi kebersihan, dll).
Setelah itu lalu pastikan bahwa kita sudah memahami alur hierarki: siapa yang bertanggung jawab kepada siapa, dan bagaimana divisi-divisi saling terhubung.
Kita juga perlu memikirkan informasi apa saja yang akan ditampilkan dalam setiap kotak struktur.
Apakah hanya nama jabatan, atau termasuk nama orang, deskripsi singkat, atau bahkan foto? Persiapan ini akan memudahkan proses desain nanti.
Langkah 1: Membuat Dokumen Baru dan Menyiapkan Layout
Pertama kita buka aplikasi Microsoft Word dan buat dokumen baru. Untuk struktur organisasi, disarankan menggunakan orientasi landscape agar lebih leluasa menata hierarki. Caranya cukup klik tab Layout atau Page Layout di menu atas, lalu pilih menu Orientation > lalu pilih Landscape.
Selanjutnya, atur margin halaman agar tidak terlalu sempit. Klik Margins di tab yang sama, lalu pilih Narrow atau bisa juga disesuaikan secara manual. Dengan margin yang cukup, struktur organisasi bisa ditempatkan secara proporsional.
Langkah 2: Menggunakan SmartArt untuk Membuat Hierarki
Fitur SmartArt di Word adalah alat tercepat untuk membuat diagram hierarki. Kita bisa mengikuti langkah berikut.
- Klik tab Insert di menu atas.
- Lalu pilih SmartArt > pilih Hierarchy.
- Pilih template struktur organisasi yang sesuai. Misalnya, Organization Chart atau Horizontal Hierarchy.
Setelah template muncul, kita bisa langsung mengisi teks di setiap kotak dengan mengklik dua kali dibagian [Text] atau melalui panel Text Pane yang ada di samping diagram.
Jika jumlah posisi lebih banyak dari template, kita bisa menambah kotak dengan klik kanan pada kotak yang ada, lalu pilih Add Shape.
Langkah 3: Menambahkan dan Mengatur Posisi Kotak
Terkadang, template SmartArt tidak sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Misalnya, kita butuh subdivisi tambahan atau posisi asisten.
Nah untuk menambahkan kotak baru, kita bisa klik salah satu kotak yang sudah ada, lalu:
- Klik kanan > pilih Add Shape > pilih Add Shape Below (untuk bawahan langsung).
- Atau gunakan Add Shape After/Before untuk posisi sejajar.
Agar struktur dapat terlihat rapi, pastikan tiap level memiliki ukuran font dan bentuk kotak yang konsisten. Misalnya, direktur menggunakan kotak lebih besar atau warna yang berbeda.
Langkah 4: Memformat Desain dan Warna
Agar struktur organisasi bisa terlihat lebih menarik, maka kita bisa memanfaatkan fitur formatting di Word. Ada beberapa fitur yang bisa dipakai.
- Ubah Warna: Klik pada salah satu kotak diagram > lalu klik kanan > kemudian pilih Fill (Shape fill) untuk memilih palet warna yang sesuai.
- Tambahkan Efek: Klik pada salah satu kotak diagram > lalu pilih menu SmartArt Design atau menu Format yang ada dibagian atas, untuk menambahkan bayangan, gradien, atau efek 3D lainnya.
- Sesuaikan Font: Pilih font yang profesional seperti Arial atau Calibri, dan pastikan ukurannya mudah dibaca.
Jangan lupa, desain yang terlalu ramai justru bisa mengurangi kejelasan. Utamakan kesederhanaan agar terlihat elegan.
Langkah 5: Menambahkan Detail dan Finalisasi
Setelah struktur dasar sudah selesai dibuat, selanjutnya kita bisa menambahkan beberapa detail seperti berikut.
- Nama jabatan dan orang yang menjabat.
- Garis penghubung antar posisi (jika tidak otomatis dibuat oleh SmartArt).
- Keterangan tambahan menggunakan text box.
Pastikan semua elemen sejajar dengan rapi. Gunakan fitur Align (di tab Format) untuk mengatur posisi kotak secara otomatis.
Tips Tambahan untuk Hasil Maksimal
Nah agar hasilnya bisa lebih maksimal, kita juga dapat menerapkan beberapa tips berikut.
- Simpan sebagai PDF: Agar format tidak berantakan saat dibuka di perangkat lain, simpan dokumen sebagai PDF, Caranya klik menu File dibagian atas > pilih Save As > pilih PDF.
- Gunakan Shapes Manual: Jika SmartArt terlalu terbatas, buat struktur organisasi dari nol menggunakan Shapes (kotak, garis, panah) di tab menu Insert.
- Cek Konsistensi: Pastikan semua kotak memiliki padding (jarak antara teks dan garis) yang sama.
Simpan dan Bagikan
Setelah semua langkah selesai, jangan lupa menyimpan dokumen dengan menekan Ctrl + S atau melalui File > Save. Jika perlu mencetak, pastikan ukuran font tidak terlalu kecil dengan melakukan print preview terlebih dahulu.
Membuat struktur organisasi di Microsoft Word memang tidak serumit yang dibayangkan.
Dengan fitur-fitur yang tersedia, siapa pun bisa menghasilkan diagram profesional dalam hitungan menit.
No comments